TAREA 2 FUNCIONES PRINCIPALES Y REPARTO

Reflexión sobre mis funciones principales:

Partiré del gráfico donde se explican los 5 tipos de funciones principales y su peso en la actividad diaria según perfiles:

En la actualidad trabajo como Gestor Administrativo en la Agencia Pública de Educación.

Considero que las 5 funciones correspondientes al trabajo que desempeño, las distribuiría según el tiempo dedicado, de la siguiente manera:

– Estrategia: 0%

– Coordinación: 15%

– Gestión: 0%

– Innovación: 5%

– Operación: 80%

Por tanto, la mayor parte del tiempo la dedico a la actividad denominada OPERACIÓN, de la que pondría los siguientes ejemplos: 

- Redactar oficios dirigidos a empresas, Centros Educativos, Delegación Territorial de Educación, Servicios Centrales, etc.

- Elaborar informes sobre el estado de las obras que se están ejecutando, previstas, finalizadas, en licitación, etc.

- Controlar las entradas y salidas de documentos relacionados con la oficina técnica en coordinación con la persona que está en recepción.

- Archivar toda la documentación tanto en papel como en formato PDF (escanear y subir a la RED).

- Distribuir la documentación que ha tenido entrada entre los diferentes técnicos una vez que ha sido supervisada por el Administrador.

- Dar de alta a las empresas y/o técnicos que se presentan a las licitaciones de obras en una base de datos: datos de contacto.

- Participar en Mesas de Contratación como vocal.

- Comunicar a las empresas y/o técnicos las propuestas y resoluciones de contratos y devoluciones de avales.

- Colaborar con la Dirección de Servicios de la Comunidad en la inspección del servicio público de aulas matinales en centros mediante auditorías.

LA COORDINACIÓN la computo en un 15% sobre el total del tiempo, y consistiría en la coordinación con los Técnicos de la oficina, principalmente en lo que respecta a la documentación de la Oficina Técnica,  pues soy la persona que se encarga de llevar al registro lo que me llega de los Técnicos y de recibir la documentación que tiene entrada, y su archivo una vez ha finalizado el expediente, o se ha elaborado el correspondiente informe por el Técnico, etc.

En cuanto a la INNOVACIÓN, le daría un 5%, muy escasa (Innovador informal) y recogería el tiempo que dedico a tratar de mejorar los procedimientos que afectan a la actividad que hemos llamado OPERACIÓN.

En cambio, la ESTRATEGIA y la GESTIÓN estaría reservada a los Técnicos, al Administrador Técnico y al Gerente Provincial, a nivel de Gerencia, porque también estas dos funciones estarían determinadas por la Consejería de Educación, Delegación Territorial y nuestros Servicios Centrales. Aquí se incluirían aquellas tareas que suponen tomar decisiones significativas dentro de la Oficina Técnica (Obras).

Todo mi trabajo está supervisado por el Administrador Técnico, que es la persona que me dicta las tareas que debo realizar. Gestión basada en rutinas y normas y en el carácter formal de las comunicaciones.

Decir que claramente el porcentaje de tiempo dedicado a cada función no es comparable con lo que se propone en el gráfico.

Me gustaría dedicarle más tiempo a la innovación con el objetivo de prestar el mejor servicio público y encaminada a la consecución de valor público.

Para poder hacerlo sería bueno poner en marcha un sistema de calidad y formación.